Selbstständig als Berufsbetreuer: So finanzierst du dein erstes Jahr
Im ersten Jahr zahlst du Büro, Versicherungen und Lebensunterhalt, bevor die ersten Vergütungen eingehen. Du kannst die Vergütung nach Ablauf von jeweils drei Monaten geltend machen, die Zahlung folgt später. Plane deshalb Monat für Monat: Kosten, privater Bedarf und erwartete Zahlungseingänge zeigen dein Startkapital und den Zeitpunkt, ab dem sich dein Büro trägt.
- Stand: Oktober 2026
- 9 Min Lesezeit
- Von Steffi
Anspruch, Abrechnung und Zahlung liegen zeitlich auseinander
Beispiel: Jeden Monat beginnt eine neue Betreuung, jeweils am Monatsanfang.
- Monat 1
- Monat 2
- Monat 3
- Monat 4
- Monat 5
- Monat 6
- Die Vergütung entsteht Monat für Monat. Drei Monate bilden einen Abrechnungszeitraum.
- Der erste Dreimonatszeitraum endet. Erst jetzt kannst du diesen Zeitraum abrechnen.
- Bearbeitung und Zahlungseingang: Die Zahlung folgt später.
Am Ende von Monat 3 hast du drei Betreuungen geführt, abrechenbar ist nur Betreuung A.
Was ist im ersten Jahr finanziell besonders wichtig?
Dein Betreuungsbestand wächst schrittweise. Deine Ausgaben beginnen häufig schon vorher. Deshalb brauchst du zum Start einen Plan für Betriebskosten, Lebensunterhalt und die Zeit bis zu den ersten Vergütungszahlungen. Hier erfährst du, welche Größen zusammengehören und wie du erkennst, wann sich dein Betreuungsbüro trägt.
Ein Betreuungsbüro kann bereits Vergütungsansprüche aufgebaut haben, während auf dem Geschäftskonto noch kein Geld eingegangen ist. Gleichzeitig laufen Ausgaben für Versicherungen, Arbeitsmittel und den privaten Lebensunterhalt weiter.
Für deine Planung brauchst du deshalb Antworten auf drei Fragen:
- Welche Ausgaben entstehen vor und nach dem Start?
- Wann kannst du voraussichtlich mit Zahlungseingängen rechnen?
- Wie lange reichen deine verfügbaren Mittel?
Plane diese Entwicklung Monat für Monat. Eine positive Jahresrechnung allein zeigt noch nicht, ob dein Geld auch in der Anlaufphase reicht.
1. Was musst du vor dem Start klären?
Für die Tätigkeit als beruflicher Betreuer brauchst du eine Registrierung bei der zuständigen Stammbehörde. Voraussetzung sind persönliche Eignung und Zuverlässigkeit, ausreichende Sachkunde und eine Berufshaftpflichtversicherung für Vermögensschäden (§ 23 BtOG).
Kläre frühzeitig, welche Nachweise du bereits mitbringst und welche du noch erwerben musst. Das beeinflusst sowohl deinen Starttermin als auch die Vorbereitungskosten.
Zur Vorbereitung gehören außerdem die steuerliche Anmeldung und die Klärung der gewerberechtlichen Anzeige. Steuerliche Einordnung und Gewerberecht sind dabei unterschiedliche Fragen.
Gewerberecht: Das Bundesverwaltungsgericht hat die gewerberechtliche Anzeigepflicht für Berufsbetreuer bejaht (BVerwG, Urteil vom 27.02.2013 – 8 C 7.12). Das Verfahren betraf Rechtsanwälte, die als Berufsbetreuer arbeiten. Das Gericht stufte die Berufsbetreuung als stehendes Gewerbe ein.
Steuerrecht: Steuerlich gilt deine Tätigkeit als sonstige selbständige Arbeit (§ 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG). Gewerbesteuer fällt deshalb nicht an. Die Steuernummer bekommst du über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt.
Kläre außerdem deinen Unfallversicherungsschutz bei der BGW sowie deine Kranken-, Pflege- und gegebenenfalls Rentenversicherung. Der BdB weist ausdrücklich auf die Absicherung bei der BGW hin (BdB: Informationen zum Berufseinstieg).
Ausführliche Informationen zu Registrierung und Qualifikation findest du unter Berufsbetreuer werden.
2. Welche Kosten entstehen bei der Gründung?
Trenne Ausgaben für die Vorbereitung von den laufenden Kosten deines Büros.
Welche Beträge du brauchst, hängt von deiner Arbeitsweise ab. Ein vorhandener Computer oder ein geeignetes Arbeitszimmer können den anfänglichen Geldbedarf verringern.
Für die Finanzierung zählt zunächst, wann du etwas bezahlen musst. Die steuerliche Behandlung einer Anschaffung ist eine zusätzliche Frage.
Mehr dazu: Betriebsausgaben als Berufsbetreuer.
Vor dem Start können anfallen
- erforderliche Sachkundenachweise und Lehrgänge
- Gebühren und Unterlagen für die Registrierung
- Computer, Scanner und weitere Arbeitsmittel
- Büroeinrichtung und gegebenenfalls eine Mietkaution
Zu den laufenden Kosten können gehören
- Berufshaftpflicht und gesetzliche Unfallversicherung
- Büro, Telefon und Internet
- Fachsoftware und elektronische Kommunikation mit Gerichten
- Fahrtkosten, Porto und Büromaterial
- Fortbildung und Steuerberatung
3. Wie viel Geld brauchst du privat?
Dein Büro und dein privater Haushalt haben unterschiedliche Ausgaben. Plane sie getrennt, auch wenn beide aus deinen verfügbaren Mitteln finanziert werden müssen.
Zu deinem privaten Bedarf gehören beispielsweise:
- Wohnen, Lebensmittel und sonstige Lebenshaltung
- Kranken- und Pflegeversicherung
- Altersvorsorge
- private Kreditverpflichtungen
- ein Puffer für unerwartete Ausgaben
Berücksichtige auch andere Einnahmen, die während der Gründung weiterlaufen. Dazu kann beispielsweise Einkommen aus einer fortgesetzten Anstellung gehören.
4. Wie schnell wächst dein Betreuungsbestand?
Die Zahl deiner Betreuungen steigt nicht automatisch jeden Monat um denselben Betrag. Plane deshalb mehrere mögliche Verläufe.
Berücksichtige dabei:
- wann neue Betreuungen beginnen
- welche Vergütungsmerkmale vorliegen
- ob du neu eingerichtete oder bereits länger bestehende Betreuungen übernimmst
- ob Betreuungen wieder enden
- welche zusätzliche Arbeitsbelastung entsteht
Die Zahl der Betreuungen allein reicht für eine Einnahmenplanung nicht aus. Auch die Zusammensetzung und Dauer der Betreuungen beeinflussen die Vergütung.
Die konkreten Beträge findest du in der Vergütungstabelle für Berufsbetreuer.
Vorsichtiges Szenario
Geht von wenigen neuen Bestellungen aus.Erwarteter Aufbau
Bildet den Aufbau ab, den du erwartest.Schnelleres Wachstum
Zeigt, welche Auswirkungen ein schnelleres Wachstum hätte.
5. Wann kannst du mit ersten Einnahmen rechnen?
Vergütungsanspruch und Zahlungseingang entstehen zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
Im Regelfall kannst du die Vergütung nach Ablauf eines dreimonatigen Abrechnungszeitraums geltend machen. Die Bearbeitung und der Zahlungseingang folgen anschließend. Ein fester Auszahlungstag ergibt sich daraus nicht (§ 14 VBVG).
Wenn du Betreuungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten beginnst, enden auch ihre ersten Abrechnungszeiträume nacheinander.
Beispiel: Jeden Monat beginnt eine neue Betreuung
Nach den ersten drei Monaten hast du bereits drei Betreuungen geführt. Den ersten vollständigen Dreimonatszeitraum hat zu diesem Zeitpunkt aber nur Betreuung A durchlaufen.
Plane die Zahlungseingänge deshalb anhand der einzelnen Abrechnungszeiträume und einer zusätzlichen Bearbeitungszeit. Rechne nicht damit, dass alle bis dahin entstandenen Ansprüche gleichzeitig ausgezahlt werden.
| Betreuung | Beginn | Erster Dreimonatszeitraum endet |
|---|---|---|
| Betreuung A | Anfang Monat 1 | Ende Monat 3 |
| Betreuung B | Anfang Monat 2 | Ende Monat 4 |
| Betreuung C | Anfang Monat 3 | Ende Monat 5 |
Vereinfachtes Beispiel: Die Betreuungen starten jeweils am Monatsanfang und laufen ohne Unterbrechung weiter.
6. Wie viel Startkapital brauchst du?
Dein Finanzierungsbedarf ergibt sich aus den Monaten, in denen deine Auszahlungen höher sind als deine verfügbaren Einzahlungen.
Erstelle dafür eine einfache Monatsübersicht:
Führe den verbleibenden Betrag in den nächsten Monat fort. Wird er negativ, zeigt dir die Planung eine Finanzierungslücke.
Ergänze einen Puffer für verzögerte Zahlungen und unerwartete Ausgaben. Gehe außerdem davon aus, dass erste Zahlungseingänge anfangs nur einen Teil deiner laufenden Ausgaben decken können.
| Position | Was du einträgst |
|---|---|
| Verfügbare Mittel zu Monatsbeginn | Geld, das du für die Gründung einsetzen kannst |
| Einzahlungen | Erwartete Vergütungszahlungen und weitere eingeplante Mittel |
| Betriebliche Auszahlungen | Anschaffungen und laufende Bürokosten |
| Persönlicher Finanzbedarf | Lebensunterhalt, persönliche Versicherungen und Steuerzahlungen |
| Verbleibende Mittel | Betrag nach allen Ein- und Auszahlungen |
7. Ab wann lohnt sich die Selbstständigkeit?
Für diese Frage gibt es mehrere Antworten, nämlich drei Schwellen.
Diese Zeitpunkte können auseinanderliegen. Prüfe deshalb sowohl die monatliche Entwicklung als auch das Ergebnis über einen längeren Zeitraum.
Eine allgemeingültige Mindestzahl an Betreuungen lässt sich daraus nicht ableiten. Sie hängt von deiner Vergütung, deinen Kosten und deinem privaten Bedarf ab.
- 1
Dein Büro deckt seine laufenden Kosten
Sobald die Einnahmen die Betriebsausgaben erreichen. Das ist die betriebliche Gewinnschwelle, auch Break-even genannt. - 2
Deine Tätigkeit trägt deinen Lebensunterhalt
Wenn darüber hinaus genügend Mittel für persönliche Steuern, Versicherungen und private Ausgaben verbleiben. - 3
Deine Gründung hat sich insgesamt bezahlt gemacht
Wenn zusätzlich die anfänglichen Ausgaben und Verluste wieder ausgeglichen sind.
8. Welche Steuern und Beiträge musst du einplanen?
Das Finanzamt kann bereits im ersten Jahr Einkommensteuer-Vorauszahlungen festsetzen. Berücksichtige sie in deiner Zahlungsplanung und prüfe eine Anpassung, wenn sich deine Gewinnerwartung deutlich verändert.
Bei freiwilliger gesetzlicher Krankenversicherung kann neben deinem Gewinn weiteres Einkommen relevant sein. Außerdem gelten Mindest- und Höchstgrenzen für die Beitragsberechnung. Bei privater Krankenversicherung planst du die vertraglichen Beiträge ein.
Kläre auch eine mögliche Rentenversicherungspflicht frühzeitig. Der BdB beschreibt hierzu eine strittige Einordnung durch die Deutsche Rentenversicherung. Eine pauschale Aussage für alle Berufsbetreuer wäre deshalb zu weitgehend (BdB zur Rentenversicherung).
Mehr dazu: Steuern als Berufsbetreuer.
Wie hilft dir das Betreuer Cockpit bei der Gründungsplanung?
Betreuer Cockpit. Die Finanzsoftware für Berufsbetreuer. Rechnet mit den Fallpauschalen, zieht Steuern, Rücklagen und Kosten ab — und zeigt, was als Gehalt bleibt.
Mit der Starter-Simulation kannst du die finanzielle Entwicklung deines Betreuungsbüros über drei Jahre durchrechnen.
Du legst Annahmen zum Aufbau deines Bestands und zu deinen Ausgaben fest. Das Cockpit verbindet sie mit der Vergütungsberechnung sowie der Steuer-, Versicherungs- und Liquiditätsplanung.
So kannst du untersuchen:
- wann erste Zahlungseingänge zu erwarten sind
- wann dein Büro seine laufenden Kosten deckt
- wie groß dein anfänglicher Finanzierungsbedarf ist
- ab wann dein geplanter privater Finanzbedarf gedeckt werden kann
- wie sich langsameres Wachstum oder höhere Kosten auswirken
Die Simulation liefert die finanzielle Grundlage für deinen Businessplan. Sie garantiert weder bestimmte Bestellungen noch Zahlungstermine.
Häufige Fragen zum ersten Jahr als Berufsbetreuer
- Brauche ich eine Gewerbeanmeldung als Berufsbetreuer?
- Ja. Das Bundesverwaltungsgericht hat die gewerberechtliche Anzeigepflicht für Berufsbetreuer bejaht (Urteil vom 27.02.2013, Aktenzeichen 8 C 7.12). Gewerbesteuer fällt trotzdem nicht an, weil die Tätigkeit steuerlich als sonstige selbständige Arbeit gilt (§ 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG). Die Steuernummer bekommst du über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt.
- Was brauche ich für die Registrierung als Berufsbetreuer?
- Nach § 23 BtOG brauchst du persönliche Eignung und Zuverlässigkeit, ausreichende Sachkunde und eine Berufshaftpflichtversicherung für Vermögensschäden. Die Registrierung erfolgt bei der zuständigen Stammbehörde. Sie garantiert noch keine Betreuungen, denn die Bestellung für einen konkreten Fall erfolgt durch das Betreuungsgericht.
- Wann bekomme ich als Berufsbetreuer mein Geld?
- Du kannst die Vergütung nach Ablauf von jeweils drei Monaten für diesen Zeitraum geltend machen (§ 14 VBVG). Bearbeitung und Zahlungseingang folgen anschließend, einen festen Auszahlungstag gibt es nicht. Ansprüche erlöschen, wenn du sie nicht binnen 15 Monaten nach ihrer Entstehung gerichtlich geltend machst (§ 15 Abs. 3 VBVG).
- Wie viel Startkapital brauche ich als Berufsbetreuer?
- Das hängt von deinen Ausgaben und deinen Zahlungseingängen ab. Erstelle eine Monatsübersicht mit verfügbaren Mitteln, Einzahlungen, betrieblichen Auszahlungen und persönlichem Finanzbedarf. Wird der verbleibende Betrag in einem Monat negativ, zeigt dir die Planung eine Finanzierungslücke.
- Ab wann trägt sich die Selbstständigkeit als Berufsbetreuer?
- Es gibt drei Zeitpunkte: Dein Büro deckt seine laufenden Kosten, deine Tätigkeit trägt deinen Lebensunterhalt, und deine Gründung hat sich insgesamt bezahlt gemacht. Sie können auseinanderliegen. Eine allgemeingültige Mindestzahl an Betreuungen gibt es nicht, sie hängt von Vergütung, Kosten und privatem Bedarf ab.
- Muss ich im ersten Jahr Einkommensteuer vorauszahlen?
- Das Finanzamt kann schon im ersten Jahr Vorauszahlungen festsetzen. Sie sind am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig (§ 37 EStG). Ohne frühere Veranlagung schätzt das Finanzamt deinen Gewinn anhand deiner Angaben im Fragebogen. Weicht deine Gewinnerwartung deutlich ab, prüfe eine Anpassung.
- Bin ich als Berufsbetreuer rentenversicherungspflichtig?
- Der BdB beschreibt eine strittige Einordnung durch die Deutsche Rentenversicherung (§ 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI) und teilt deren Auffassung nicht. Eine pauschale Aussage für alle Berufsbetreuer ist deshalb zu weitgehend. Lass deinen Einzelfall früh prüfen. Eine Befreiung auf Antrag nach § 6 SGB VI hat Voraussetzungen.
Rechne dein erstes Jahr durch
Die Starter-Simulation rechnet die Entwicklung deines Betreuungsbüros über drei Jahre durch.