Buchhaltungssoftware für Berufsbetreuer — der Funktionsüberblick 2026
Generische Buchhaltungssoftware kennt VBVG nicht. Spezielle Betreuersoftware kann Klienten verwalten, aber keine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Wir verbinden beides: Vergütung nach VBVG, laufende Gewinnermittlung, Steuer- und Liquiditätsplanung in einem Tool.
Warum generische Software bei Berufsbetreuern an die Wand fährt
Drei Lücken, die du jeden Monat manuell schließt — und ein vierter Punkt, an dem die Spezialsoftware aussteigt.
VBVG-Logik fehlt komplett
Generische Buchhaltungssoftware kennt keine Fallpauschalen, keine Wohnform-Stufen A/B/C, keine Vermögens-Status-Logik. Du rechnest weiter manuell — Klient für Klient, Quartal für Quartal.
USt-Befreiung halb umgesetzt
§ 4 Nr. 16 Buchst. k UStG bedeutet brutto-für-netto. Generische Software macht trotzdem Vorsteuer-Vorschläge, die du jedes Mal verwerfen musst. Ein Konto-Mapping, das deinen Alltag spiegelt — Fehlanzeige.
Spezialsoftware kennt keine Finanzen
Klassische Betreuer-Spezialsoftware besteht aus Klientenakten-Tools. Sie können keine laufende Gewinnermittlung, keine Steuerprognose, keine Liquidität. Sie sind die andere Hälfte deines Stacks — nicht das Ganze.
Sechs Dinge, die in dieser Kombination kein anderes Tool liefert
Wir sind keine generische Buchhaltung mit Berufsbetreuer-Anstrich. Wir sind eine Finanzsoftware, gebaut für die Realität der VBVG-Vergütung.
VBVG-Vergütung berechnet sich automatisch
Klientenstamm einmal hinterlegen — Wohnform, Vermögens-Status, Beginn der Betreuung. Soll-Umsatz für 2025 und 2026 läuft mit, jeden Monat, ohne dass du eine Zahl anfasst.
Automatisch sauber vorkontiert — mit Berufsbetreuer-Defaults
VSH auf 4360, BdB-Beitrag auf 4946, Software auf 6837 — vorkonfiguriert. Du fängst nicht beim leeren Kontenrahmen an, sondern bei einem, der deinen Alltag schon kennt.
Dein Gewinn immer aktuell, nicht erst beim Steuerberater
Jeder Kontoumsatz → Auto-Kategorisierung → deine laufende Gewinnermittlung ist immer aktuell und sauber vorkontiert. So gehst du mit einer sauberen Grundlage in die Steuererklärung, statt mit einem Schuhkarton voller Belege.
Steuer- und Liquiditätsprognose
Was bleibt netto übrig nach Einkommensteuer und Sozialversicherung? Wann darfst du dir wieviel Gehalt zahlen, ohne dass die Steuerrückstellung kippt? Antworten in Echtzeit.
Bank in Echtzeit verbunden
Verbinde dein Geschäftskonto direkt — über 1.000 europäische Banken sind in Echtzeit angebunden, deine Umsätze fließen automatisch ins Cockpit und werden sauber vorkontiert — fertig für den Steuerberater. Wer lieber manuell arbeitet, importiert weiter per CSV oder MT940.
Wiederkehrende Kosten automatisch erkannt
Die automatische Vertragserkennung findet wiederkehrende Zahlungen in deinen Kontobewegungen — Versicherungen, Beiträge, Abos — und fasst sie zusammen. Deine laufenden Fixkosten auf einen Blick, ohne manuelle Pflege.
Was am Ende übrig bleibt — auf einen Blick
Software für Berufsbetreuer — neben deiner Betreuungssoftware, nicht statt ihr
Deine Fallakten- bzw. Betreuungssoftware verwaltet Klientenakten, Termine und die Kommunikation mit dem Gericht — dort ist sie stark, und die ersetzen wir nicht. Betreuer Cockpit setzt daneben an: die unternehmerische Finanzseite, die weder generische Buchhaltung noch die Fallakten-Tools abdecken. Beide Systeme laufen parallel und greifen nicht ineinander ein.
| Funktion | Generische Buchhaltung | Spezialsoftware (Fallakten) | Betreuer Cockpit |
|---|---|---|---|
| VBVG-Vergütungs-Soll (automatisch) | nein | nein | ja |
| Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nach SKR04 | ja | nein | ja |
| Einkommensteuer- & SV-Prognose | nein | nein | ja |
| Liquiditätsprognose | nein | nein | ja |
| Klientenakten, Termine & Gerichtskommunikation | nein | ja | nein |
| Rechnungslegung ans Gericht | nein | ja | nein |
Kurz gesagt: Betreuer Cockpit übernimmt die Finanz-, Steuer- und Liquiditätsseite, die beide anderen Kategorien nicht können — und lässt die Klientenakten dort, wo sie hingehören: in deiner Fallakten-Software.
14 Tage testen — und selbst sehen, was das in deinem Alltag bedeutet.
5 Minuten Klientenstamm anlegen, Konto verbinden oder Bank-CSV hochladen, fertig.
Was wir bewusst nicht tun
Klar gezogene Grenzen sind eine Funktion. Drei Dinge, die wir bewusst auslassen — und warum.
Dafür gibt es klassische Betreuer-Spezialsoftware. Sie ist dort gut. Wir laufen daneben — nicht stattdessen.
Wir bereiten seine Arbeit vor. Du bekommst eine saubere, laufende Gewinnermittlung — er bekommt weniger Rückfragen. Das ist die Aufteilung.
Betreuer Cockpit berechnet dein Vergütungs-Soll punktgenau nach VBVG — den formalen Antrag reichst du über deine Fallakten-Software beim Gericht ein. Wir liefern die Zahlen, nicht das Antragsformular.
Ein Produkt, faire Tarife. Einführungspreis im Jahresabo dauerhaft.
Wer noch während der Beta — bis zum 31. Juli 2026 — im Jahresabo startet, behält den Einführungspreis dauerhaft, auch wenn der reguläre Preis später steigt. Grandfathering im Jahresabo, schriftlich.
Einführungspreis für Konten, die bis zum 31. Juli 2026 angelegt und bis zum 14. August 2026 abgeschlossen werden. Monatlich gelten die 14,95 € für die ersten 3 Monate, danach 24,95 €. Im Jahresabo bleiben die 149 € dauerhaft — auch bei jeder Verlängerung.
- VBVG-Vergütungsberechnung (2025/2026)
- Automatische Vorkontierung mit Berufsbetreuer-Defaults
- Laufende Gewinnermittlung (Anlage EÜR)
- Plan-Ist-Vergleich (Soll/Ist)
- Einkommensteuer-Prognose
- Sozialversicherungs-Prognose
- Liquiditäts-Prognose (12 Monate)
- Bank-Anbindung (Echtzeit + CSV / MT940)
14 Tage kostenlos · Ohne Zahlungsdaten · Jederzeit kündbar · Beta-Jahresabo: Einführungspreis bleibt dauerhaft
Alle Tarife und Details auf der Preisseite.
Häufige Fragen vor dem Start
Was uns Berufsbetreuer in den ersten Gesprächen typischerweise fragen.
Welche Buchhaltungssoftware eignet sich für Berufsbetreuer?+
Eine Buchhaltungssoftware für Berufsbetreuer muss die VBVG-Vergütung, die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nach SKR04 und die Umsatzsteuer-Befreiung nach § 4 Nr. 16 Buchst. k UStG beherrschen — generische Buchhaltungstools können das nicht. Betreuer Cockpit ist genau dafür gebaut: Vergütungs-Soll, EÜR, Steuer- und Liquiditätsplanung in einem Tool.
Kann ich Betreuer Cockpit neben meiner Betreuungssoftware nutzen?+
Ja, das ist der typische Fall. Deine Fallakten- bzw. Betreuungssoftware verwaltet Klientenakten, Termine und Gerichtskommunikation; Betreuer Cockpit übernimmt die unternehmerische Finanzseite — Vergütungs-Soll, Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), Steuer und Liquidität. Beide Systeme laufen parallel und greifen nicht ineinander.
Wie berechne ich die VBVG-Vergütung für 2026?+
Die VBVG-Vergütung 2026 ergibt sich aus Wohnform, Vermögensstatus und Dauer der Betreuung je Klient. Betreuer Cockpit berechnet dein Vergütungs-Soll automatisch — die Tabellen 2025 und die ab 2026 geltenden Beträge sind hinterlegt, und das Tool schaltet zum richtigen Stichtag selbst um.
Wie viel muss ich als Berufsbetreuer für Steuer und Sozialversicherung zurücklegen?+
Genau davor bewahrt dich Betreuer Cockpit: Es prognostiziert laufend deine Einkommensteuer- und Sozialversicherungslast und zeigt dir, wie viel du zurücklegen musst — damit dich keine Nachzahlung mehr überrascht. Du siehst jederzeit, welcher Teil deines Kontostands wirklich dir gehört und wie viel Gehalt du dir gefahrlos entnehmen kannst.
Lohnt es sich, Berufsbetreuer zu werden – und wie viele Klienten brauche ich?+
Das hängt vor allem von der Zahl deiner Klienten und der VBVG-Vergütung ab. Mit der kostenlosen 3-Jahres-Simulation in Betreuer Cockpit rechnest du vor dem Start durch, wie viele Klienten du zum Leben brauchst, wie dein Stamm wächst und wann Steuer- und Sozialversicherungszahlungen fällig werden. So umgehst du die klassische Gründerfalle: Die Steuerlast aus dem zweiten Jahr wird oft erst im dritten Jahr ermittelt und fällig — gemeinsam mit der Steuervorauszahlung und steigenden Krankenversicherungsbeiträgen, alles in wenigen Wochen.
Was ist die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) für Berufsbetreuer – und wie erstelle ich sie?+
Als selbstständiger Berufsbetreuer ermittelst du deinen Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), vorkontiert nach SKR04. Betreuer Cockpit hält deine Anlage EÜR ganzjährig aktuell — jede Kontobewegung wird automatisch kategorisiert, sodass du mit einer sauberen Grundlage in die Steuererklärung gehst.
Wie kommen meine Kontobewegungen in Betreuer Cockpit?+
Du verbindest dein Geschäftskonto direkt — über 1.000 europäische Banken sind in Echtzeit angebunden, deine Umsätze fließen automatisch ins Cockpit und werden nach SKR04 vorkontiert. Kein Abtippen, kein Beleg-Schuhkarton. Wer lieber manuell arbeitet, kann Umsätze weiterhin als CSV oder MT940 importieren.
Erkennt Betreuer Cockpit wiederkehrende Kosten automatisch?+
Ja. Die automatische Vertragserkennung findet wiederkehrende Zahlungen in deinen Kontobewegungen — Versicherungen, Beiträge, Abos — und fasst sie zusammen. So siehst du deine laufenden Fixkosten auf einen Blick, ohne sie manuell zu pflegen.
Muss ich als Berufsbetreuer Umsatzsteuer ausweisen?+
Betreuungsleistungen sind nach § 4 Nr. 16 Buchst. k UStG von der Umsatzsteuer befreit — du arbeitest brutto-für-netto und ziehst keine Vorsteuer. Betreuer Cockpit ist darauf voreingestellt und macht dir keine Vorsteuer-Vorschläge, die du jedes Mal verwerfen müsstest.
Ersetzt Betreuer Cockpit meinen Steuerberater?+
Nein — es bereitet die Arbeit deines Steuerberaters vor. Betreuer Cockpit hält deine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) laufend aktuell und vorkontiert nach SKR04, sodass du eine saubere Aufstellung statt eines Belegstapels übergibst. Ein direkter DATEV-Export ist in Arbeit.
Sind meine Daten DSGVO-konform gespeichert?+
Ja. Alle Daten liegen ausschließlich auf Servern in der EU (Google Cloud, europe-west), verschlüsselt bei Übertragung (TLS 1.3) und Speicherung (AES-256). Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) stellen wir auf Anfrage bereit, tägliche Backups für 30 Tage inklusive.
Was kostet Betreuer Cockpit?+
Für angehende Berufsbetreuer ist Betreuer Cockpit kostenlos — inklusive der 3-Jahres-Simulation, mit der du vor dem Start durchrechnest, ob und ab wann sich die Selbstständigkeit trägt. Wer als Berufsbetreuer voll arbeitet, nutzt den vollen Funktionsumfang für 24,95 € im Monat zzgl. USt. Günstiger ist das Jahresabo: 149 € statt 249 € im ersten Jahr. Wer sein Konto bis zum 31. Juli 2026 anlegt und bis zum 14. August 2026 abschließt, behält die 149 € dauerhaft. 14 Tage testen, ohne Zahlungsdaten.
14 Tage testen — ohne Zahlungsdaten
In 5 Minuten Klientenstamm anlegen, Konto verbinden oder Bank-CSV hochladen, und sehen, wie viel von deinem Vergütungsanspruch wirklich auf deinem Konto landet.