Klientendaten und KI: Was Berufsbetreuer vor der Nutzung prüfen sollten
Klientendaten dürfen nicht allein deshalb in einen KI-Dienst eingegeben werden, weil dieser einen geschäftlichen Tarif anbietet. Entscheidend sind der konkrete Zweck, die Rechtsgrundlage, die benötigten Daten und ihre Verarbeitung beim Anbieter. Pseudonymisierung kann Risiken verringern. Sie ersetzt weder die rechtliche Prüfung noch geeignete Schutzmaßnahmen.
- Geprüft am 22. Oktober 2026
- 9 Min Lesezeit
- Von Steffi
Betreuer
Du
Das wird übertragenDeine Frage und alles, was du selbst eintippst oder hochlädst.
Assistent
KI-Dienst des Anbieters
Das wird übertragenDer Anbieter verarbeitet jede Eingabe, oft auf Servern außerhalb deines Büros.
Fachwerkzeug
Zum Beispiel das Cockpit
Das wird übertragenBei aktivem Zugang liefert es die Fach- und Finanzdaten der jeweiligen Funktion. Klarnamen sind voreingestellt ausgeblendet.
Was gilt auf einen Blick?
- Du bist als Berufsbetreuer für die Klientendaten selbst verantwortlich.
- Ein geschäftlicher Tarif ersetzt nicht die Prüfung der Rechtsgrundlage.
- Auch eine Beschreibung ohne Namen kann personenbezogen sein.
- Gesundheitsdaten sind eine besondere Kategorie (Art. 9 DSGVO).
- Mit einem KI-Anbieter, der in deinem Auftrag verarbeitet, brauchst du einen Vertrag (Art. 28 DSGVO).
- Gib lieber wenige Angaben weiter als ganze Akten.
Ob die konkrete Nutzung zulässig ist, hängt von Aufgabe, Datenumfang, Anbieterrolle und Schutzmaßnahmen ab. Dieser Artikel bewertet keine einzelne Konfiguration abschließend. Er ist ein Prüfleitfaden, keine Rechtsberatung.
Geht es um deine Bürofinanzen oder um Klientenangelegenheiten?
Prüfe zuerst, ob es um deine Bürofinanzen oder um die persönlichen Angelegenheiten einer betreuten Person geht. Davon hängt ab, welche Daten eine Aufgabe überhaupt braucht.
Deine Bürofinanzen
Eine zusammengefasste Frage zur Liquidität braucht oft keine individuellen Klientendetails. Einzelne Buchungen können trotzdem Angaben über Klienten, Beschäftigte oder Zahlungsempfänger enthalten.Angelegenheiten einer betreuten Person
Ein Schreiben, ein Antrag oder ein Gutachten betrifft einen bestimmten Menschen. Hier gilt die ganze Prüfung unten.
Wie gehst du bei der Prüfung vor?
Gehe diese sieben Schritte durch, bevor du Klientendaten in einen KI-Dienst gibst. Die Abschnitte darunter vertiefen die einzelnen Punkte.
Der Hamburgische Datenschutzbeauftragte empfiehlt ebenfalls klare interne Vorgaben für den Einsatz. Seine Checkliste zu KI-Chatbots (13. November 2023) ist eine praktische Ergänzung zu den Rechtsquellen.
- 1
Aufgabe und Datenbedarf festlegen
Was soll die KI erledigen, und welche Angaben braucht sie dafür? - 2
Rechtsgrundlage prüfen
Welche Grundlage trägt die Verarbeitung, einschließlich möglicher Gesundheitsdaten? - 3
Daten reduzieren
Reichen zusammengefasste Angaben oder ein erfundenes Beispiel? - 4
Anbieterrollen und Datenwege prüfen
Wer verarbeitet wofür, wo und mit welchen weiteren Dienstleistern? - 5
Verträge und Schutzmaßnahmen prüfen
Zum Beispiel Auftragsverarbeitung, Zugriffsrechte, Speicherung und Drittlandübermittlungen. - 6
Weitere Pflichten bewerten
Etwa Information der Betroffenen, Betroffenenrechte, Datenschutz-Folgenabschätzung und gegebenenfalls berufliche Geheimhaltung. - 7
Einsatz dokumentieren und regelmäßig überprüfen
Halte freigegebene Aufgaben, Einstellungen und das Verfahren für Änderungen oder Vorfälle fest.
Wohin gehen die Daten, wenn du einen KI-Assistenten nutzt?
Gibst du Text in einen KI-Chat ein, geht er an den Anbieter des KI-Dienstes. Dort wird er verarbeitet, oft auf Servern außerhalb deines Büros.
Drei Fragen klären den Datenweg:
- Wer verarbeitet? Der Anbieter des KI-Dienstes und gegebenenfalls weitere Dienstleister, nicht dein Rechner.
- Wo? Prüfe, wo Daten verarbeitet werden und von wo aus darauf zugegriffen werden kann. Bei Übermittlungen an Empfänger außerhalb des EWR müssen zusätzlich die Anforderungen für Drittlandübermittlungen erfüllt sein (Art. 44 ff. DSGVO).
- Wozu? Prüfe, ob der Anbieter Eingaben auch für das Training seiner Modelle nutzt und ob du das ausschließen kannst.
Die Datenschutzkonferenz (DSK) nennt diese Punkte in ihrer Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ (Version 1.0, 6. Mai 2024). Sie zieht Anwendungen vor, die Eingaben nicht zum Training nutzen. Sie rät außerdem zu beruflichen statt privaten Konten.
Das gilt auch, wenn du ein Fachwerkzeug mit deinem Assistenten verbindest. Bei aktivem Zugang überträgt der verbundene KI-Dienst Daten aus deinem Cockpit an seinen Anbieter. Mehr dazu, wobei dir KI im Betreuungsalltag hilft, steht im Artikel KI für Berufsbetreuer.
Bist du für die Klientendaten verantwortlich?
Ja, davon gehst du am besten aus. Verantwortlicher ist, wer über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet (Art. 4 Nr. 7 DSGVO).
Der Europäische Gerichtshof hat das für einen ehemaligen beruflichen Betreuer bestätigt (Urteil vom 11. Juli 2024, C-461/22). Er war für die noch vorhandenen Daten der betreuten Person verantwortlich. Über die Zulässigkeit eines KI-Einsatzes entscheidet das Urteil nicht.
Eine eigene Datenschutznorm für Betreuer enthält das Betreuungsorganisationsgesetz. Nach § 20 Abs. 1 BtOG darf der Betreuer personenbezogene Daten verarbeiten, einschließlich besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Voraussetzung ist, dass es für seine Aufgaben nach den §§ 1814 bis 1881 BGB erforderlich ist. Ob die Weitergabe an einen bestimmten KI-Dienst erforderlich ist, prüfst du für jede Aufgabe.
Reicht es, den Namen wegzulassen?
Nein. Daten sind personenbezogen, wenn sich eine Person direkt oder indirekt identifizieren lässt, etwa über Name, Kennnummer oder besondere Merkmale (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Zwei Begriffe musst du deshalb auseinanderhalten.
| Begriff | Was es bedeutet | Rechtsfolge |
|---|---|---|
| Pseudonymisierung | Daten lassen sich nur mit zusätzlichen Informationen einer Person zuordnen, etwa einer Zuordnungsliste. Diese Zusatzinformationen werden getrennt aufbewahrt und gesichert (Art. 4 Nr. 5 DSGVO). | Die Daten bleiben personenbezogen. Die DSGVO gilt weiter. |
| Anonymisierung | Die Person kann nicht oder nicht mehr identifiziert werden (Erwägungsgrund 26 DSGVO). Dabei zählen alle Mittel, die nach allgemeinem Ermessen wahrscheinlich genutzt werden. | Die DSGVO-Grundsätze gelten nicht. Die Hürde ist hoch. |
Was folgt daraus für Aktenzeichen, Initialen und Fallmerkmale?
Aktenzeichen und Initialen sind Pseudonyme. Sie senken das Risiko, sie machen aus den Daten aber keine anonymen Daten. Die DSK schreibt zu KI-Eingaben: Namen und Anschriften zu entfernen, reicht regelmäßig nicht, weil sich der Personenbezug aus dem Zusammenhang ergeben kann.
Auch eine Beschreibung ohne Namen kann personenbezogene Daten enthalten. Entscheidend ist, ob sich die Person aus den Angaben oder ihrem Zusammenhang identifizieren lässt. Diagnose, Alter und Wohnort genügen manchmal.
Datenminimierung ist deshalb der erste Schutz. Art. 5 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO verlangt, dass Daten dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt sind. Gib einer KI nur die Angaben, die sie für die Aufgabe braucht.
Warum sind Gesundheitsdaten besonders heikel?
In der Betreuung geht es oft um Diagnosen, Pflegegrade und Gutachten. Das sind Gesundheitsdaten. Sie gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten.
Art. 9 Abs. 1 DSGVO untersagt ihre Verarbeitung grundsätzlich. Art. 9 Abs. 2 DSGVO nennt Ausnahmen. Für Betreuer kommt vor allem § 20 Abs. 1 BtOG in Betracht, der die Verarbeitung besonderer Kategorien für die Betreuungsaufgaben erlaubt.
Zwei Folgen für die Praxis:
- Ein Gutachten oder ein Arztbrief in einen Chat zu laden, ist der heikelste Fall. Prüfe vorher, ob du die Angaben dafür benötigst.
- Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist nötig, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko birgt (Art. 35 Abs. 1 DSGVO). Die umfangreiche Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist ein ausdrücklich genannter Fall (Art. 35 Abs. 3 Buchstabe b DSGVO), aber nicht der einzige.
Ob und wie ein Betreuer für einen einwilligungsunfähigen Klienten in eine Verarbeitung einwilligen kann, behandelt dieser Artikel nicht. Stütze dich nicht auf eine Einwilligung, ohne das fachkundig geklärt zu haben.
Welchen Vertrag brauchst du mit dem KI-Anbieter?
Verarbeitet der Anbieter Daten in deinem Auftrag und nach deinen Weisungen, ist er Auftragsverarbeiter. Dann schreibt Art. 28 Abs. 3 DSGVO einen Vertrag vor. Der Vertrag ersetzt nicht die Prüfung der Rechtsgrundlage.
Der Vertrag regelt unter anderem:
- Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung
- die Arten der Daten und die betroffenen Personen
- die Verarbeitung nur nach dokumentierter Weisung
- Vertraulichkeit und Sicherheitsmaßnahmen
- Löschung oder Rückgabe der Daten nach Ende der Verarbeitung
Setzt der Anbieter weitere Auftragsverarbeiter ein, braucht er dafür deine Genehmigung (Art. 28 Abs. 2 DSGVO).
Prüfe außerdem die Bedingungen des Angebots. Der Hamburgische Datenschutzbeauftragte schreibt in seiner Checkliste: Behält sich der Anbieter vor, Eingaben für eigene Zwecke zu nutzen, sollten keine personenbezogenen Daten übermittelt werden.
Gilt für dich § 203 StGB?
Ob zusätzlich § 203 StGB gilt, hängt unter anderem von deiner beruflichen Stellung und dem Zusammenhang ab, in dem dir Informationen bekannt werden. Dann gelten besondere Anforderungen an die Einbindung externer Dienstleister. Lass diese Frage bei Bedarf fachkundig prüfen.
Rechtlicher Hintergrund
§ 203 Abs. 1 StGB nennt einen Katalog von Berufen, darunter staatlich anerkannte Sozialarbeiter und Sozialpädagogen (Nr. 6). Berufsbetreuer nennt er nicht ausdrücklich. Daraus allein lässt sich die konkrete berufliche Einordnung nicht abschließend ableiten.
Gilt die Norm für dich, regelt Absatz 3, unter welchen Voraussetzungen du Dienstleister einbinden darfst. Absatz 4 knüpft eine Strafbarkeit an weitere Voraussetzungen.
Auch ohne § 203 StGB bist du zur Vertraulichkeit angehalten. Sie ergibt sich aus der DSGVO, aus § 20 BtOG und aus den Wünschen des Betreuten (§ 1821 Abs. 2 BGB). Nach § 1822 BGB darfst du Angehörigen und Vertrauenspersonen nur Auskunft geben, wenn das dem Wunsch oder mutmaßlichen Willen des Betreuten entspricht.
Was gibt das Betreuer Cockpit an deine KI weiter?
Das Cockpit hat eine Schnittstelle (MCP), über die du Claude oder ChatGPT verbindest. Der KI-Zugang ist standardmäßig aus und wird bewusst aktiviert.
Das Cockpit stellt die für die jeweilige Funktion vorgesehenen Fach- und Finanzdaten bereit, etwa Vergütungsmerkmale und Finanzwerte. Klarnamen und bestimmte Buchungstexte sind standardmäßig ausgeblendet:
- Klienten erscheinen mit Kürzel, Aktenzeichen, Initialen und Fachangaben wie die Wohnform statt mit Klarnamen.
- Buchungen erscheinen ohne Zahler, Empfänger und Verwendungszweck.
- Klarnamen und Buchungs-Klartexte kommen nur dazu, wenn du das zusätzlich freigibst. Diese Freigaben gibt es im Profi-Tarif, weil nur dort echte Klienten- und Bankdaten liegen.
Pseudonymisiert heißt auch hier nicht anonym. Die Voreinstellung verkleinert, was dein KI-Dienst sieht. Die Pflichten nach der DSGVO bleiben bei dir.
Lesen und Ändern sind getrennte Berechtigungen. Schreibzugriffe setzen die entsprechenden Berechtigungen voraus. Begrenze sie auf benötigte Aufgaben und kontrolliere wichtige Änderungen. Löschungen laufen zweistufig mit Vorschau und ausdrücklicher Bestätigung.
Du kannst jede Verbindung einzeln trennen oder den Zugang komplett widerrufen. Das beendet weitere Zugriffe auf das Cockpit. Was schon im Chat steht, folgt den Regeln deines KI-Dienstes.
Wie prüfst du vorrangige Sozialleistungen mit wenig Personenbezug?
Vorrangige Hilfen fragt keine Namen ab, nur Fallmerkmale. Du beschreibst den Fall, zum Beispiel Alter, Wohnform und Einkommensart. Du erhältst die Reihenfolge der vorrangigen Leistungen mit Herleitung bis zur Rechtsgrundlage.
Auch Fallmerkmale können personenbezogen sein. Gib deshalb nur die Merkmale ein, die die Prüfung braucht.
Die Rangfolge kommt aus einer regelbasierten Engine. Dieselbe Eingabe ergibt dieselbe Reihenfolge. Ein Sprachmodell kann fragen und erklären, es entscheidet nicht. Mehr dazu im Artikel Wohngeld oder Grundsicherung: Was zuerst?.
Vorrangige Hilfen ist aktuell in der Beta. Jetzt für die Beta registrieren
Welche Rolle spielen Betreuer Cockpit und Vorrangige Hilfen?
Beide kommen mit möglichst wenig Personenbezug aus. Im Cockpit rechnet die Finanzsoftware, Klarnamen sind für deine KI voreingestellt ausgeblendet. In Vorrangige Hilfen reichen Fallmerkmale.
Beide ersetzen deine Prüfung nicht. Du entscheidest, welche Daten du freigibst. Was du selbst in einen Chat schreibst oder hochlädst, prüfst du zusätzlich.
Häufige Fragen zu Klientendaten und KI
- Darf ich Klientendaten in ChatGPT oder Claude eingeben?
- Das hängt von Aufgabe, Datenumfang, Anbieterrolle und Schutzmaßnahmen ab. Prüfe zuerst die Rechtsgrundlage. Für Betreuer kommt § 20 BtOG in Betracht, soweit die Verarbeitung für die Betreuungsaufgaben erforderlich ist. Ein geschäftlicher Tarif allein reicht nicht.
- Reicht es, den Namen wegzulassen?
- Nein. Auch eine Beschreibung ohne Namen kann personenbezogene Daten enthalten. Entscheidend ist, ob sich die Person aus den Angaben oder ihrem Zusammenhang identifizieren lässt (Art. 4 Nr. 1 DSGVO, Erwägungsgrund 26).
- Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem KI-Anbieter?
- Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in deinem Auftrag, verlangt Art. 28 Abs. 3 DSGVO einen Vertrag. Der Vertrag ersetzt aber nicht die Prüfung der Rechtsgrundlage.
- Gilt für mich als Berufsbetreuer § 203 StGB?
- Das hängt unter anderem von deiner beruflichen Stellung und dem Zusammenhang ab, in dem dir Informationen bekannt werden. Dann gelten besondere Anforderungen an die Einbindung externer Dienstleister. Lass diese Frage bei Bedarf fachkundig prüfen.
- Was passiert mit Daten im Chat, wenn ich eine Verbindung trenne?
- Das Trennen beendet weitere Zugriffe auf das Cockpit. Was schon im Chat steht, folgt den Regeln deines KI-Dienstes. Lösche solche Inhalte dort selbst, soweit der Dienst das anbietet.
Datenfreigaben und Berechtigungen im Cockpit ansehen
Die Einstellungen unterstützen eine begrenzte Datenweitergabe: Klarnamen sind voreingestellt ausgeblendet, Lesen und Ändern sind getrennte Rechte, jede Verbindung lässt sich trennen. Die Prüfung deines konkreten Einsatzes ersetzen sie nicht.
Ab 20,75 € im Monat zzgl. USt. bei jährlicher Zahlung