Welche Buchhaltungssoftware brauchst du als Berufsbetreuer?
Deine Finanzorganisation beginnt bei der Vergütung und reicht bis zu deinem privaten Einkommen. Das Betreuer Cockpit verbindet diese Schritte: Du berechnest erwartete Einnahmen, erfasst und kategorisierst Geschäftsvorfälle und planst Steuern, Beiträge und Entnahmen. Ob du zusätzlich eine allgemeine Buchhaltungssoftware brauchst, hängt davon ab, welche Aufgaben du selbst übernimmst.
- Geprüft am 22. Oktober 2026
- 7 Min Lesezeit
- Von Tobias
Brauchst du als Berufsbetreuer eine eigene Buchhaltungssoftware?
Eine bestimmte Buchhaltungssoftware ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass deine steuerlichen Aufzeichnungen und Unterlagen die geltenden Anforderungen erfüllen.
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen ermittelst du deinen Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR. Dabei werden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nach den steuerlichen Regeln gegenübergestellt.
Die abschließende EÜR kannst du selbst erstellen oder einer Steuerberatung übertragen. Dafür musst du nicht zwangsläufig zusätzlich ein allgemeines Buchhaltungsprogramm bedienen. Kläre deshalb zuerst die Arbeitsteilung.
Das Betreuer Cockpit unterstützt dich bei der laufenden Vorerfassung, Vorkontierung und Finanzplanung.
Erfassung
Welche Einnahmen und Ausgaben erfasst du selbst?Belege
Wie werden Belege aufbewahrt und bereitgestellt?Zuordnung
Wer prüft die steuerliche Zuordnung?Abschluss
Wer erstellt die abschließende Gewinnermittlung und die Steuererklärung?Übergabe
Welche Daten und Unterlagen benötigt die Steuerberatung dafür?
Was macht das Cockpit für Berufsbetreuer besonders?
Deine Einnahmen entstehen aus vielen einzelnen Betreuungen. Ihre Vergütung hängt unter anderem von Vergütungsstufe, Betreuungsdauer, Wohnform und Vermögensstatus ab.
Das Cockpit nutzt diese Merkmale, um die erwartete VBVG-Vergütung zu berechnen. Anschließend fließen die Ergebnisse in deine weitere Finanzplanung ein.
Die Besonderheit ist die Verbindung dieser Fragen in einem System, das auf Berufsbetreuer ausgerichtet ist.
Fünf Fragen, ein zusammenhängender Weg
- VergütungWas ist aus meinem Bestand zu erwarten?
- EingängeWelche Zahlungen sind schon da?
- GewinnWie entwickelt er sich?
- BelastungenWelche Steuern und Beiträge kommen?
- EntnahmeWie viel bleibt für dich privat?
Wie bereitest du deine Buchhaltung im Cockpit vor?
Im Cockpit übernimmst du Kontobewegungen, ordnest Einnahmen und Ausgaben zu und wertest ihre Entwicklung aus.
So entsteht eine strukturierte Grundlage für die weitere steuerliche Verarbeitung. Gleichzeitig stehen die erfassten Werte für deine laufende wirtschaftliche Übersicht zur Verfügung.
Die fachliche Prüfung einzelner Sachverhalte und notwendige steuerliche Anpassungen gehören zur abschließenden Gewinnermittlung.
Kontobewegungen übernehmen
Umsätze von deinem Geschäftskonto kommen ins Cockpit.Vorerfassung
Die Geschäftsvorfälle werden aufgenommen.Vorkontierung
Jeder Vorfall bekommt seine Kategorie, also sein Sachkonto.Auswertung
Du siehst, ob die tatsächlichen Kosten zur Planung passen und was noch offen ist.
Wie unterscheiden sich Buchhaltungssoftware und Betreuer Cockpit?
Allgemeine Buchhaltungsprogramme sind für viele Branchen ausgelegt. Je nach Produkt bieten sie Belegverwaltung, Rechnungsstellung, Bankabgleich, Auswertungen und Finanzplanung.
Das Betreuer Cockpit setzt bei der wirtschaftlichen Situation deines Betreuungsbüros an. Es verbindet die betreuungsspezifische Vergütungsplanung mit deinen laufenden Finanzdaten. Welche weiteren Programme du brauchst, hängt von deinem Arbeitsablauf und den Anforderungen deiner Steuerberatung ab.
| Aufgabe | So unterstützt dich das Cockpit | Stand |
|---|---|---|
| Erwartete Vergütung berechnen | VBVG-Berechnung anhand der erfassten Betreuungs- und Vergütungsmerkmale | heute im Cockpit |
| Geschäftsvorfälle vorbereiten | Einnahmen und Ausgaben erfassen, kategorisieren und vorkontieren | heute im Cockpit |
| Abweichungen erkennen | Geplante und tatsächliche Werte gegenüberstellen | heute im Cockpit |
| Steuern und Beiträge planen | Prognosen anhand deiner Angaben und deiner wirtschaftlichen Entwicklung | heute im Cockpit |
| Zahlungsfähigkeit überblicken | Erwartete Ein- und Auszahlungen sowie Rücklagen berücksichtigen | heute im Cockpit |
| Privatentnahmen planen | Auswirkungen geplanter Entnahmen auf die verfügbaren Mittel untersuchen | heute im Cockpit |
| Belege erfassen und DATEV-Daten exportieren | Für den Profi-Modus als Erweiterungen geplant | geplant |
| Steuererklärung abgeben | Erfolgt außerhalb des Cockpits | außerhalb |
Warum reicht der Kontostand für deine Planung nicht aus?
Auf deinem Geschäftskonto kann Geld liegen, das du später für Steuern, Versicherungsbeiträge oder Betriebsausgaben brauchst.
Umgekehrt kann Vergütung schon entstanden sein, während die Zahlung noch aussteht. Im Regelfall machst du die Betreuungsvergütung für dreimonatige Abrechnungszeiträume geltend. Der tatsächliche Eingang folgt später.
Das Cockpit unterscheidet deshalb erwartete Vergütung, tatsächliche Zahlungseingänge und geplante Verpflichtungen. Die Vorschau beruht auf deinen Daten und Annahmen. Ändern sich Zahlungstermine oder Ausgaben, ändert sich auch die Planung.
Gleiche Fallzahl, drei verschiedene Kontoverläufe
Drei Berufsbetreuer starten mit 42 Betreuungen und 5.000 € auf dem Konto, jeder mit einem anders zusammengesetzten Bestand. Alle drei haben dieselben Ausgaben, entnehmen 2.800 € im Monat und zahlen im Sommer dieselben Nachzahlungen. Am Jahresende führen alle drei wieder 42 Betreuungen.
Kontostand am 31. Dezember
In diesem Beispiel lebt die Hälfte der Klienten in einer eigenen Wohnung, knapp ein Drittel hat Vermögen. Im Jahresverlauf enden zwei Betreuungen, und zwei kommen hinzu. Vergütung im Jahr: 117.118 €.
In diesem Beispiel leben knapp zwei Drittel der Klienten im Heim, fast alle sind mittellos. Im Jahresverlauf enden drei Betreuungen, und drei kommen jeweils ein bis zwei Monate später hinzu. Vergütung im Jahr: 104.697 €.
In diesem Beispiel leben die meisten Klienten in stationären Einrichtungen und sind mittellos. Die übernommenen Betreuungen bestehen bereits länger als zwölf Monate. Im Jahresverlauf enden sechs Betreuungen, und sechs kommen hinzu. Vergütung im Jahr: 81.136 €.
Der Kontostand von heute zeigt dir noch nicht, was davon verfügbar ist. Das Cockpit unterscheidet erwartete Vergütung, tatsächliche Zahlungseingänge und geplante Verpflichtungen. In der Liquiditätsvorschau siehst du, wie sie deinen Kontoverlauf bestimmen.
Ab 20,75 € im Monat zzgl. USt. bei jährlicher Zahlung
Was kannst du dir monatlich privat entnehmen?
Als selbstständiger Einzelunternehmer zahlst du dir kein Arbeitnehmergehalt. Du entnimmst Geld für private Zwecke aus deinem Betrieb.
Das Cockpit hilft dir, einen regelmäßigen monatlichen Betrag zu planen. So planst du dein privates Einkommen im Zusammenhang mit den Finanzen deines Büros.
Mehr dazu: Was verdient ein Berufsbetreuer?
Regelmäßige Entnahme
Ein monatlicher Betrag, der erwartete Einnahmen, Ausgaben und absehbare Verpflichtungen berücksichtigt.Zusätzliche Entnahme
Du siehst vorher, wie sie sich auf den weiteren Kontoverlauf auswirkt.
Wie arbeitest du mit deiner Steuerberatung zusammen?
Übernimmt deine Steuerberatung die abschließende Gewinnermittlung und die Steuererklärung, bereitest du die laufenden Geschäftsvorfälle im Cockpit vor. Du behältst unterjährig den Überblick. Die Kanzlei prüft und verarbeitet die vereinbarten Unterlagen und Daten weiter.
Vereinbare dafür einen passenden Ablauf. Besonders wichtig sind die benötigten Unterlagen, das Übergabeformat und die Aufgabenverteilung.
Steuerberater können außerdem laufende Steuer- und Liquiditätsplanung anbieten. Welche Leistungen dazugehören, hängt vom jeweiligen Auftrag ab.
Was ist für Belegerfassung und DATEV-Export geplant?
Wir wollen die finanzielle Organisation deines Betreuungsbüros im Cockpit zusammenführen. Für den Profi-Modus, also für dein laufendes Büro, planen wir dafür zwei weitere Bausteine:
- Belegerfassung: Geschäftsvorfälle sollen um die zugehörigen Belege ergänzt werden können.
- DATEV-Export: Vorbereitete Buchhaltungsdaten sollen für die Weiterverarbeitung in der Steuerberatung bereitgestellt werden können.
Für diese Arbeitsschritte sollst du im Betreuungsbüro keine zusätzliche allgemeine Buchhaltungssoftware brauchen. Belegerfassung und DATEV-Export sind geplante Erweiterungen. Der heutige Funktionsumfang enthält sie noch nicht.
Der durchgängige Ablauf, den wir aufbauen
- HeuteVergütung planen
- HeuteVorerfassen
- HeuteVorkontieren
- GeplantBelege erfassen
- GeplantAn die Steuerberatung übergeben
Kann deine KI bei der Vorbereitung helfen?
Du kannst einen unterstützten eigenen KI-Assistenten mit dem Cockpit verbinden. Mit den passenden Berechtigungen erledigst du Teile der Datenpflege im Gespräch. Die Finanzberechnungen führt das Cockpit aus.
Mehr dazu: KI für Berufsbetreuer
Offene Buchungen zeigen
Noch nicht zugeordnete Buchungen anzeigen.Buchungen zuordnen
Buchungen auf deine Anweisung Sachkonten zuordnen.Ausgaben pflegen
Betriebsausgaben erfassen und ändern.Auswerten und rechnen
Finanzübersichten abrufen und veränderte Annahmen durchrechnen lassen.
Häufige Fragen zu Buchhaltungssoftware und Betreuer Cockpit
- Brauche ich als Berufsbetreuer eine eigene Buchhaltungssoftware?
- Eine bestimmte Software ist nicht vorgeschrieben. Deine Aufzeichnungen und Unterlagen müssen die steuerlichen Anforderungen erfüllen. Die abschließende Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) kannst du selbst erstellen oder deiner Steuerberatung übertragen.
- Was kann ich heute im Betreuer Cockpit vorbereiten?
- Du übernimmst Kontobewegungen, ordnest Einnahmen und Ausgaben zu und kontierst sie vor. Dazu berechnet das Cockpit deine erwartete VBVG-Vergütung und plant Steuern, Beiträge, Liquidität und Entnahmen.
- Was ist mit Belegerfassung und DATEV-Export?
- Beides ist als Erweiterung für den Profi-Modus geplant, also für dein laufendes Büro. Geschäftsvorfälle sollen um ihre Belege ergänzt und vorbereitete Daten an die Steuerberatung übergeben werden können. Der heutige Funktionsumfang enthält das noch nicht.
- Ersetzt das Betreuer Cockpit meine Steuerberatung?
- Nein. Das Cockpit unterstützt die laufende Vorbereitung und deine Finanzplanung. Die abschließende Gewinnermittlung und die Steuererklärung übernimmst du selbst oder deine Steuerberatung.
- Muss ich als Berufsbetreuer Umsatzsteuer abführen?
- In der Regel nein. Die Betreuungsleistung ist nach § 4 Nr. 16 Buchst. k UStG von der Umsatzsteuer befreit. Das hat der Bundesfinanzhof für Berufsbetreuer bestätigt (BFH V R 7/11). Kläre Sonderfälle mit deiner Steuerberatung.
Finde heraus, was von deiner Vergütung bleibt
Erfasse deinen Bestand und deine Ausgaben. Prüfe, wie sich Steuern, Versicherungsbeiträge und geplante Entnahmen auf deine verfügbaren Mittel auswirken.
Ab 20,75 € im Monat zzgl. USt. bei jährlicher Zahlung