Betriebsausgaben als Berufsbetreuer: Was du 2026 absetzen kannst.
KFZ, Homeoffice, Versicherungen, Software, Fortbildung — welche Kosten du als Berufsbetreuer geltend machst, wie viel andere Betreuer ausgeben und was am Ende wirklich übrig bleibt.
Berufsbetreuer = Freiberufler.
Keine Gewerbesteuer, keine Umsatzsteuer.
Berufsbetreuer erzielen Einkünfte aus sonstiger selbständiger Arbeit nach § 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG. Das hat der Bundesfinanzhof 2010 endgültig geklärt. Für dich bedeutet das: keine Gewerbeanmeldung, keine Gewerbesteuer, keine IHK-Pflicht. Dein Gewinn wird per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermittelt — Einnahmen minus Ausgaben, fertig.
Deine Betreuungsleistungen sind außerdem umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 16 Buchst. k UStG. Das klingt erstmal gut — aber es bedeutet auch: Du hast keinen Vorsteuerabzug. Jeder Laptop, jede Seminargebühr, jede Softwarelizenz kostet dich brutto. Wenn ein anderer Selbständiger 1.000 € netto für einen Laptop zahlt, zahlst du 1.190 € — und genau diese 1.190 € sind deine Betriebsausgabe.
Was Berufsbetreuer absetzen können — mit echten Branchenzahlen.
Die BdB-Warenkorb-Studie 2022 hat erstmals erhoben, was Betreuungsbüros tatsächlich ausgeben.
| Kategorie | Pro Monat▼ | Pro Jahr | SKR04 | Tendenz |
|---|---|---|---|---|
| Büro / Homeoffice(Mieter) | 525 € | 6.300 € | 6310–6348 | +19 % |
| KFZ und Fahrtkosten | 293 € | 3.516 € | 6520–6570 | +14 % |
| Versicherungen (betrieblich) | 266 € | 3.192 € | 6400, 6520 | +22 % |
| Software und IT | 110 € | 1.320 € | 6837, 6495 | +39 % |
| Steuerberater | 100 € | 1.200 € | 6827 | — |
| Sonstige (Reinigung, AfA, Aktenvernichtung) | 100 € | 1.200 € | 6330, 6220, 6850 | — |
| Fortbildung und Fachliteratur | 69 € | 828 € | 6821, 6820 | +22 % |
| Büromaterial | 64 € | 768 € | 6815 | +15 % |
| Porto | 59 € | 708 € | 6800 | +24 % |
| Telefon und Internet | 56 € | 672 € | 6805, 6810 | +27 % |
| Berufsgenossenschaft (BGW) | 54 € | 648 € | 6110 | +11 % |
| Verbände (BdB/BVfB/BGT) | 35 € | 420 € | 6420 | +23 % |
| Gesamt (Solo-Praxis mit Büro) | ~1.300 € | ~15.600 € | +19 % |
Quelle: BdB-Warenkorb-Studie 2022 (909 Befragte, gewichtete Werte). Versicherungen hier nur betriebliche Policen (VSH, BHV, Rechtsschutz, KFZ-Versicherung). Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sind keine Betriebsausgaben — sie gehören in die Anlage Vorsorgeaufwand. Alle Beträge brutto (kein Vorsteuerabzug).
Die vier größten Kostenblöcke — und was du wissen musst.
93 Prozent aller Betreuer fahren beruflich — KFZ ist der größte Einzelposten.
Klientenbesuche, Gerichtstermine, Bankgänge, Arztbegleitungen — als Berufsbetreuer bist du viel unterwegs. Die BdB-Befragung zeigt: Im Schnitt 694 Kilometer pro Monat, auf dem Land sogar 862. Allein die Benzinkosten liegen bei 181 € monatlich.
Steuerlich hast du zwei Optionen. Fährst du mit dem Privat-PKW, setzt du 30 Cent pro gefahrenem Kilometer an — Hin- und Rückfahrt. Bei 8.000 dienstlichen Kilometern im Jahr sind das 2.400 € Betriebsausgabe. Nutzt du mehr als die Hälfte deiner Fahrten dienstlich, gehört das Fahrzeug ins Betriebsvermögen — dann rechnest du entweder über die 1-Prozent-Regel oder ein Fahrtenbuch ab.
Seit 2026 gilt die Entfernungspauschale einheitlich bei 38 Cent ab dem ersten Kilometer. Sie greift aber nur, wenn du ein externes Büro hast — für Fahrten dorthin, nicht für Klientenbesuche.
Externes Büro oder Arbeitszimmer? Zwei Wege, beide absetzbar.
56 Prozent der Berufsbetreuer mieten ein externes Büro — im Schnitt für 525 € Kaltmiete. Auf dem Land sind es 436 €, in der Großstadt 578 €. Miete, Nebenkosten, Strom und Reinigung sind komplett Betriebsausgabe.
Wer zu Hause arbeitet, hat drei Möglichkeiten: Ist dein Arbeitszimmer ein abgeschlossener Raum und der Mittelpunkt deiner Tätigkeit, kannst du die tatsächlichen anteiligen Kosten absetzen — bei 15 m² in einer 100-m²-Wohnung wären das 15 % deiner Wohnkosten. Alternativ nimmst du die Jahrespauschale von 1.260 €. Und wer am Küchentisch oder in einer Arbeitsecke arbeitet, setzt die Tagespauschale an: 6 € pro Arbeitstag, maximal 1.260 € im Jahr.
Die wichtigste Abgrenzung: Betriebsausgabe vs. Sonderausgabe.
Versicherungen machen über ein Drittel aller Kosten eines Betreuungsbüros aus. Aber Achtung — nicht alles davon gehört in die EÜR.
Das ist einer der häufigsten Fehler in der Praxis. Wer die Krankenversicherung als Betriebsausgabe bucht, riskiert bei einer Betriebsprüfung Nachzahlungen.
Betreuungssoftware, Sachkunde und die Posten, die sich summieren.
Betreuungssoftware ist für die meisten Büros das größte laufende IT-Abo: BdB at work ab 26,50 € für Mitglieder, butler 21 ab 26,74 €, Karedo ab 19 €, BT-Professional ab 25 € — jeweils monatlich. Dazu kommen eBO-Kosten seit 2026 (18 bis 82 € monatlich), Buchhaltungssoftware und Microsoft 365. Insgesamt liegen die IT-Kosten bei rund 110 € im Monat — und sind seit 2019 um fast 39 Prozent gestiegen.
Für Fortbildung setzt ein etablierter Betreuer im Schnitt 50 € monatlich an: Fachseminare, BGT-Tagungen, Fachliteratur. Berufseinsteiger zahlen mit 168 € deutlich mehr — getrieben durch die Sachkundelehrgänge (270 Zeitstunden, typisch 2.600 bis 5.000 €).
Dazu kommen Porto (59 €/Monat), Telefon (56 €), Büromaterial (64 €) und Verbandsbeiträge (BdB 350 €/Jahr, BVfB 240–360 €/Jahr). Einzeln klein, zusammen rund 250 € im Monat.
Hardware wie Laptops, Monitore und Drucker kannst du seit dem BMF-Schreiben 2022 komplett im Anschaffungsjahr abschreiben — egal ob der Laptop 800 oder 1.500 € kostet.
Wie sich Betriebsausgaben je nach Karrierephase unterscheiden.
Drei typische Konstellationen, drei unterschiedliche Kostenstrukturen. Finde die Situation, die deiner am nächsten kommt.
Vereinfachte Schätzung auf Basis VBVG 2026, Durchschnittspauschalen, 20 % Betriebskosten, Grundtarif alleinstehend, freiwillig gesetzliche SV. Reale Werte können abweichen.
Deine Betriebsausgaben — geplant, erfasst, ausgewertet.
Das Betreuer Cockpit verbindet deine Ausgaben mit deiner Vergütung, deiner Steuer und deiner Liquidität. Alles an einem Ort.
Plane deine Kosten — und sieh, wie die echten Zahlen dagegen laufen.
Lege deine erwarteten Betriebsausgaben pro Kategorie an. Sobald du Belege erfasst oder Bankumsätze importierst, siehst du sofort, wo du im Plan liegst und wo Abweichungen entstehen.
| Kategorie | Plan | Ist | Delta |
|---|---|---|---|
| KFZ | 300 € | 287 € | −13 € |
| Büro | 525 € | 548 € | +23 € |
| Versicherung | 266 € | 266 € | 0 € |
| Software | 110 € | 96 € | −14 € |
Jede Ausgabe landet auf dem richtigen SKR04-Konto.
Du buchst eine VSH-Prämie — das Cockpit ordnet sie automatisch dem Konto 6400 zu. KFZ-Leasing auf 6560, Software auf 6837, Porto auf 6800. So hast du eine saubere SKR04-Zuordnung statt eines Schuhkartons voller Belege.
Deine Einnahmenüberschussrechnung — immer aktuell.
Nicht erst im März beim Steuerberater, sondern jederzeit: Einnahmen, Betriebsausgaben, Gewinn. Quartalsweise oder als Jahresübersicht. Als SKR04-Aufstellung für die Steuerberatung.
Mehr Details: Buchhaltungssoftware für Berufsbetreuer
Weißt du, wie viel von deinem Kontostand schon vergeben ist?
Das Cockpit berechnet deine voraussichtliche Einkommensteuer und zeigt dir, wie viel du für Steuer und Sozialversicherung zurücklegen solltest. So erlebst du keine Überraschung bei der Nachzahlung.
Betriebsausgaben sind nur die erste Schicht. Danach kommen Steuer, Sozialversicherung — und die Frage, wann das Geld überhaupt kommt.
Wenn du deine Betriebsausgaben von deinem Umsatz abgezogen hast, bleibt dein Gewinn. Aber Gewinn ist nicht gleich Netto. Davon gehen noch ab:
Je nach Gewinnhöhe zwischen 14 und 42 Prozent Grenzsteuersatz. Bei einem Gewinn von 60.000 € zahlst du als Alleinstehender rund 15.000 € Einkommensteuer plus Soli.
Als Selbständiger zahlst du KV und PV komplett selbst — kein Arbeitgeberanteil. Laut BdB-Warenkorb: 708 € KV, 50 € PV, 429 € RV. Zusammen knapp 1.200 €/Monat oder rund 14.400 €/Jahr.
Wann wird ein Anspruch zur Betriebseinnahme?
Für die EÜR gilt das Zuflussprinzip nach § 11 EStG: Eine Betriebseinnahme entsteht erst, wenn das Geld auf deinem Konto eingeht — nicht wenn du den Vergütungsantrag stellst und nicht wenn das Gericht ihn bewilligt.
In der Praxis bedeutet das: Du rechnest vierteljährlich über das Betreuungsgericht ab. Dann wartet dein Antrag auf Bearbeitung — oft ein weiteres Quartal oder länger. Die BdB-Stellungnahme an den NRW-Landtag (2024) dokumentiert: Verzögerungen von über sechs Monaten sind keine Seltenheit. Ausstehende Beträge werden nicht selten fünfstellig.
Das heißt: Dein Anspruch gegenüber dem Gericht ist noch keine Einnahme. Deine Rechnung ist noch kein Geld. Und deine Liquidität hängt nicht davon ab, wie viel du verdienst — sondern wann es ankommt.
Wie du deine Liquidität als Berufsbetreuer planst und welche Rücklagen du brauchst, zeigen wir dir in unserem Leitfaden zur Liquiditätsplanung (in Kürze verfügbar). Im Betreuer Cockpit siehst du jederzeit, wie viel von deinem Kontostand frei verfügbar ist und was für Steuern und Sozialversicherung reserviert bleiben muss.
Die acht teuersten Fehler bei den Betriebsausgaben.
Noch Fragen zu Betriebsausgaben?
Welche Betriebsausgaben kann ich als Berufsbetreuer absetzen?
Die wichtigsten Posten sind KFZ und Fahrtkosten, Büro oder Homeoffice, die Vermögensschadenhaftpflicht, Betreuungssoftware, Telefon und Internet, Fortbildungen, Verbandsbeiträge, Porto und Bürobedarf sowie Steuerberaterkosten. Einen vollständigen Überblick mit Beträgen findest du in unserer Übersichtstabelle oben.
Ist ein Berufsbetreuer freiberuflich oder gewerbetreibend?
Freiberuflich. Der Bundesfinanzhof hat 2010 entschieden, dass Berufsbetreuer Einkünfte aus sonstiger selbständiger Arbeit nach § 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG erzielen. Keine Gewerbeanmeldung, keine Gewerbesteuer, keine IHK.
Muss ich als Berufsbetreuer Umsatzsteuer zahlen?
Nein. Betreuungsleistungen sind nach § 4 Nr. 16 Buchst. k UStG umsatzsteuerbefreit. Aber: Du hast auch keinen Vorsteuerabzug. Alle Betriebsausgaben rechnest du brutto.
Gehört die Krankenversicherung zu den Betriebsausgaben?
Nein. Kranken-, Pflege-, Renten- und Berufsunfähigkeitsversicherung sind Sonderausgaben und gehören in die Anlage Vorsorgeaufwand — nicht in die EÜR. Das ist einer der häufigsten Fehler.
Kann ich mein Homeoffice als Berufsbetreuer absetzen?
Ja. Entweder über die Tagespauschale (6 € pro Tag, maximal 1.260 €/Jahr), über die Jahrespauschale (1.260 € bei abgeschlossenem Arbeitszimmer) oder über die tatsächlichen anteiligen Kosten, wenn das Arbeitszimmer der Mittelpunkt deiner Tätigkeit ist.
Wie setze ich mein Auto als Berufsbetreuer ab?
Bei einem Privat-PKW mit überwiegend privater Nutzung: 30 Cent pro dienstlich gefahrenem Kilometer. Bei überwiegend beruflicher Nutzung (über 50 Prozent): Fahrzeug ins Betriebsvermögen und entweder 1-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch. Die Entfernungspauschale (38 Cent ab 2026) gilt nur für Fahrten zum externen Büro.
Was kostet ein Betreuungsbüro im Monat?
Laut BdB-Warenkorb-Studie liegen die reinen Betriebsausgaben einer Solo-Praxis mit Büro bei rund 1.300 € monatlich. Dazu kommen Kranken- und Sozialversicherung (ca. 1.200 €) und Einkommensteuer. Die Gesamtkosten sind seit 2019 um rund 19 Prozent gestiegen.
Brauche ich als Berufsbetreuer einen Steuerberater?
Pflicht ist es nicht, aber empfehlenswert. Ein Steuerberater kostet für EÜR und Anlage S typischerweise 800 bis 1.500 € im Jahr als Festpreis. Er stellt sicher, dass du keine Abzüge vergisst und die Abgrenzung zwischen Betriebsausgaben und Sonderausgaben stimmt.
Deine Betriebsausgaben im Griff.
Du weißt jetzt, was du absetzen kannst. Das Betreuer Cockpit hilft dir, es auch zu tun — mit automatischer Kategorisierung, SKR04-Zuordnung und einer EÜR, die ganzjährig aktuell bleibt.